Vos missions :
L’ensemble des missions listées ci-dessous devront être réalisées en lien avec l’autre assistante de direction afin d’assurer un partage des tâches pour la direction générale mais également une continuité de service sur cette fonction.
Gestion des sollicitations :
Assurer la gestion des appels téléphoniques et de la boîte mail fonctionnelle
Prendre en charge la gestion du courrier et de la GED / GEC ; ventiler et assurer le suivi des courriers « sensibles » (signalés)
Tenir à jour l’annuaire des partenaires de la direction
Gestion des agendas et appui à la vie de l’équipe :
Assurer la gestion de l’agenda de la direction générale, organiser les réunions et les déplacements extérieurs du directeur général et du directeur général adjoint puis veiller à demander les dossiers associés à ces rendez-vous
Garantir la diffusion de l’information au sein de la DCPT en prenant en compte le degré d’urgence et de sensibilité, organiser les réunions d’équipe de la DCPT et en assurer les comptes rendus
Soutien logistique, pratique et administratif :
Assurer l’intendance logistique de la DCPT (suivi des plannings de congés, réservations de salles, fournitures…) en lien avec le directeur du cabinet
Rédiger, saisir et mettre en forme les documents administratifs selon les normes en vigueur
Organiser le fond documentaire, le classement et l’archivage
Et si vous aviez le bon profil ?
Vous connaissez :
- Traitement de texte
- Tableur
- Messagerie électronique
- Agenda électronique
- Système de classement et d’archivage
- Outils de travail à distance
- Partenaires externes et institutionnels
Vous avez :
- Capacités rédactionnelles
- Esprit d’initiative
- Sens de l’écoute et du dialogue
- Autonomie
- Capacité d’adaptation
- Respect de la confidentialité
- Discrétion
Vous savez :
- Etre organisé(e)
- Etre rigoureux
- Faire preuve de réactivité
- Travailler en équipe
Poste basé à Dijon
- Temps plein (jusqu’à 38h30) : 20 jours de RTT et 25 jours de congés payés
- Rémunération selon expérience à partir de 26 K€
- Bac + 2 ou +3 dans le domaine
- Le poste nécessite une expérience professionnelle dans le domaine : 3 ans ou plus
Pièces jointes
Fiche de poste (Visible Candidat)
OffreEmploi_assistant_DG.pdf (608 Ko)
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