La personne en charge du secrétariat de l’hémovigilance assure un appui administratif essentiel au bon fonctionnement de la coordination régionale de l’hémovigilance (CRH). Elle accompagne le médecin responsable dans l’organisation de son activité, la gestion de l’information, la relation avec les partenaires et le suivi des outils de veille et de traçabilité. Elle contribue activement à la fluidité de la communication interne et externe et à la qualité des données produites.

Activités principales

- Organiser et suivre les rendez-vous du/de la médecin coordinateur(trice) régional(e) d’hémovigilance : gestion des agendas, traitement des sollicitations, coordination des déplacements.

- Répondre aux demandes d’intervention et assurer l’information des partenaires (établissements de santé, EFS, etc.) en cas de modifications du calendrier initial.

- Préparer les déplacements : réservation des véhicules, rédaction des ordres de mission, gestion des frais associés dès réception des demandes.

- Assurer la gestion des appels téléphoniques et la circulation de l’information auprès du/de la médecin CRH.

- Classer, enregistrer et archiver les documents relatifs à l’hémovigilance : courriers, comptes rendus de CSTH, rapports, etc.

- Rédiger et diffuser le courrier émis par la coordination régionale d’hémovigilance, dont le bulletin régional.

- Créer et mettre à jour des tableaux de suivi statistiques, notamment sur la consommation des produits sanguins.

- Contribuer à la production du bilan annuel d’activité en exploitant les bases de données disponibles : EFS, base CRH, base E-FIT.

- Élaborer des supports de présentation (diaporamas) dans le cadre des réunions ou bilans.

- Renseigner régulièrement le logiciel de suivi spécifique à l’hémovigilance (base CRH fournie par la CNCRH et l’ANSM) – une formation extérieure est nécessaire pour sa bonne utilisation.

- Réactualiser les documents laissés en attente lors de la prise de poste, en assurant une continuité administrative rigoureuse.

- Assister le/la responsable de la CRH dans l’organisation quotidienne du service, en facilitant les échanges avec les différents interlocuteurs internes et externes.

- Faire le lien fonctionnel entre les partenaires, les services internes et la hiérarchie, en assurant la fluidité de la communication, le respect des délais et la bonne coordination des actions.

- Bonne connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Publisher).

- Maîtrise des logiciels bureautiques pour la production de documents, tableaux et présentations professionnelles.

- Rigueur et sens de l’organisation.

- Connaissance des principes de classement et d’archivage des documents administratifs.

- Capacité à utiliser le logiciel de gestion spécifique "Base CRH" (après formation dédiée).

- Discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées.

- Rédaction de courriers à partir de dictée numérique (dictaphone). Autonomie et réactivité dans la gestion des priorités.

- Élaboration de supports de présentation adaptés (diaporamas, tableaux de suivi).

- Aptitude à travailler en équipe et à assurer l’interface avec divers interlocuteurs.

Niveau Bac +2 dans le domaine du secrétariat ou de l’assistanat administratif.
Une formation complémentaire ou une expérience dans le secteur médico-social ou de la santé est un atout.